Ο φαύλος κύκλος της υποτιμολόγησης στα λογιστικά γραφεία

Γιατί συμβαίνει, πώς διαιωνίζεται και τι πρέπει να κάνετε διαφορετικά

Σύμφωνα με την πρόσφατη έρευνα του Exante σε 483 λογιστικά γραφεία, το 75% των επαγγελματιών του κλάδου θεωρεί ότι οι αμοιβές τους δεν ανταποκρίνονται στην αξία της δουλειάς τους. Μόλις ένα 25% δηλώνει πραγματικά ικανοποιημένο. Αυτά τα στοιχεία δεν δείχνουν απλώς ένα «παράπονο» για τις τιμές, αλλά φανερώνουν ένα βαθύτερο, συστημικό πρόβλημα: η αξία της λογιστικής εργασίας συχνά δεν είναι ορατή στους πελάτες, δεν μετριέται αποτελεσματικά και, συνεπώς, δεν ενσωματώνεται στις χρεώσεις όταν αυξάνεται ο φόρτος εργασίας.

Ακολουθούν οι βασικές αιτίες του προβλήματος και μια ξεκάθαρη, εφαρμόσιμη στρατηγική για να αντιμετωπιστεί:

1. Αόρατη αξία και έλλειψη πληροφόρησης

Ο πελάτης συχνά αντιμετωπίζει τη λογιστική ως μια αόρατη υπηρεσία: πληρώνει για να απαλλαγεί από το βάρος, χωρίς να γνωρίζει πραγματικά τι απαιτεί η εργασία που γίνεται. Τα περισσότερα γραφεία δεν εξηγούν με απλό τρόπο τι κάνουν, πώς το κάνουν και γιατί είναι σημαντικό. Αυτή η έλλειψη πληροφόρησης (γνωστή ως ασυμμετρία πληροφόρησης) οδηγεί στο να μην κατανοούν οι πελάτες την αξία της υπηρεσίας, πιέζοντας έτσι τις τιμές προς τα κάτω.

2. Απουσία κοινών σημείων αναφοράς στην τιμολόγηση

Για μια ταυτόσημη υπηρεσία, όπως η τήρηση διπλογραφικών βιβλίων μιας ΙΚΕ με συγκεκριμένα ποσοτικά χαρακτηριστικά, οι αμοιβές παρουσιάζουν σημαντική απόκλιση, κυμαινόμενες από 250 έως και 750 ευρώ μηνιαίως. Η έντονη αυτή διακύμανση προκύπτει λόγω της έλλειψης σαφών και αξιόπιστων σημείων αναφοράς (benchmarks) καθώς και λόγω περιορισμένης διαφάνειας σχετικά με τις παραμέτρους διαμόρφωσης της τιμολόγησης, όπως είναι ο όγκος εργασιών, η πολυπλοκότητα των διαδικασιών και το αναλαμβανόμενο ρίσκο. Η εν λόγω ασάφεια δημιουργεί σύγχυση στους πελάτες και δυσχεραίνει τη δυνατότητα των λογιστικών γραφείων να τεκμηριώσουν και να εφαρμόσουν δικαιολογημένες αυξήσεις στις αμοιβές τους.

3. Άτυπη επέκταση αντικειμένου (scope creep)

Σύμφωνα με τα ευρήματα της έρευνας του Exante, μόλις το 54% των λογιστικών γραφείων διαθέτει σαφή, γραπτά και αναλυτικά συμφωνητικά, τα οποία καθορίζουν με ακρίβεια τις προσφερόμενες υπηρεσίες και τα όριά τους. Αυτό σημαίνει ότι ένας σημαντικός αριθμός γραφείων αναλαμβάνει συχνά επιπλέον εργασίες χωρίς αντίστοιχη οικονομική αποζημίωση, λόγω έκτακτων αιτημάτων ή ανεπίσημης επέκτασης του συμφωνηθέντος αντικειμένου (scope creep). Η πρακτική αυτή αυξάνει τον εργασιακό φόρτο, μειώνει τα περιθώρια κέρδους και αυξάνει το επαγγελματικό στρες των εργαζομένων στον κλάδο.

4. Έλλειψη συστηματικής παρακολούθησης (KPIs)

Πολλά λογιστικά γραφεία δεν παρακολουθούν συστηματικά σημαντικούς δείκτες απόδοσης (KPIs), όπως οι πραγματικές ώρες εργασίας ανά πελάτη, η συχνότητα των έκτακτων αιτημάτων, ο χρόνος είσπραξης απαιτήσεων και το μικτό περιθώριο κέρδους. Επιπλέον, η συχνότητα των αλλαγών στη φορολογική και εργατική νομοθεσία καθιστά ακόμα πιο πολύπλοκη και χρονοβόρα την εργασία των λογιστών, κάτι που συχνά δεν αντικατοπτρίζεται στις αμοιβές τους. Χωρίς σαφή καταγραφή και παρακολούθηση αυτών των δεικτών, τα γραφεία αδυνατούν να προβούν έγκαιρα σε δικαιολογημένες αναπροσαρμογές των χρεώσεων, με αποτέλεσμα να αναλαμβάνουν αυξημένο φόρτο εργασίας χωρίς αντίστοιχη αποζημίωση.

5. Παραγνωρισμένος πελατειακός κίνδυνος

Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της έρευνας, το 32% των πελατών εκτιμά ότι τα λογιστικά γραφεία είναι υπεύθυνα για τυχόν πρόστιμα που προκύπτουν από λάθη ή παραλείψεις. Αυτή η αντίληψη καθιστά απαραίτητη τη συστηματική αξιολόγηση πελατειακού κινδύνου (risk scoring), μέσω της οποίας καταγράφονται και αναλύονται στοιχεία όπως η συμμόρφωση του πελάτη στη νομοθεσία και η πολυπλοκότητα των συναλλαγών. Η απουσία διαδικασίας αξιολόγησης έχει ως συνέπεια την ανάληψη κρυφών και μη κοστολογημένων κινδύνων από τα γραφεία, αυξάνοντας το λειτουργικό κόστος και μειώνοντας τα περιθώρια κέρδους τους.

Τι πρέπει να αλλάξετε: Πρακτική στρατηγική

Κάντε την αξία σας ορατή και κατανοητή. Αναδείξτε με απλή, κατανοητή γλώσσα την εργασία σας. Εξηγήστε στους πελάτες με καθημερινά παραδείγματα τι παρέχετε, πόσο συχνά, γιατί είναι σημαντικό και τι ρίσκα αναλαμβάνετε. Χρησιμοποιήστε σύντομες ενημερώσεις προόδου και ξεκάθαρα παραδοτέα, ώστε να ενισχύετε διαρκώς την αντίληψη αξίας.

Τιμολογήστε με αυτοπεποίθηση και διαφάνεια. Αποφύγετε να ορίζετε τις αμοιβές σας με βάση τις χαμηλότερες τιμές της αγοράς. Καθορίστε ένα εύρος τιμών που αντιστοιχεί στο πραγματικό σας έργο και εξηγήστε πώς μεταβάλλεται η αμοιβή ανάλογα με τον φόρτο εργασίας, την πολυπλοκότητα και το ρίσκο.

Παρακολουθείτε κρίσιμους δείκτες (KPIs). Μετρήστε τον πραγματικό χρόνο εργασίας, τη συχνότητα και διάρκεια έκτακτων εργασιών, τον χρόνο είσπραξης και το περιθώριο κέρδους ανά πελάτη. Δημιουργήστε σαφή κριτήρια και «trigger points» που θα σηματοδοτούν την ανάγκη αναθεώρησης της χρέωσης.

Ορίστε ξεκάθαρους κανόνες αναθεώρησης τιμών. Θέστε exante  κανόνες που θα ενεργοποιούν την αναπροσαρμογή τιμών, όπως η αύξηση των ωρών εργασίας πάνω από ένα ποσοστό, ο τζίρος, οι ΕΜΕ ή συχνά έκτακτα αιτήματα. Αυτοί οι κανόνες πρέπει να είναι γραπτοί, συμφωνημένοι και κατανοητοί από τον πελάτη.

Συμπέρασμα

Η συστηματική αντιμετώπιση της υποτιμολόγησης απαιτεί διαφάνεια, ξεκάθαρη επικοινωνία της αξίας, μεθοδική παρακολούθηση των υπηρεσιών και εφαρμογή προαποφασισμένων κανόνων αναθεώρησης. Έτσι, τα γραφεία μπορούν να επιτύχουν δίκαιες αμοιβές, διατηρώντας την εμπιστοσύνη και την ικανοποίηση των πελατών τους.